Document Management
Apa Itu Document Management System
Sistem Manajemen Dokumen (DMS) dapat memberikan kontribusi signifikan untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaan Anda dengan menyederhanakan pengelolaan, penyimpanan, pengaturan, dan akses dokumen.
DMS tidak hanya memfasilitasi tugas-tugas administratif, tetapi juga memberikan solusi yang dapat mendukung produktivitas dan kolaborasi di semua tingkatan, baik di dalam suatu divisi maupun antar divisi perusahaan Anda.
Dengan DMS, perusahaan dapat menikmati sejumlah fitur yang dirancang untuk mempercepat proses pengelolaan informasi. DMS dapat mempermudah pencarian dan akses dokumen secara cepat, meminimalkan risiko kehilangan data, serta meningkatkan keamanan dan integritas dokumen. Selain itu, platform ini memberikan kemudahan dalam berbagi dokumen, mendukung kolaborasi tim, dan mengintegrasikan alur kerja (workflow) untuk meningkatkan efektivitas kerja di seluruh organisasi.
Dengan menggunakan DMS, perusahaan dapat merespon lebih cepat terhadap perubahan, meminimalkan kesalahan manusiawi, dan meningkatkan transparansi dalam pertukaran informasi. Ini tidak hanya membantu meningkatkan daya saing perusahaan, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien, terstruktur, dan adaptif.
Document Management System Dapat Melakukan :
- Mengelola Dokumen
- Menyimpan Dokumen
- Persetujuan dokumen tiap divisi maupun antar divisi.
- Gudang Dokumen
- Pengelolaan alur persetujuan Dokumen
Fitur Document Management System
Berikut Fitur yang tersedia pada Document Management System yang disajikan pada tabel di bawah ini :
Document Group
Daftarkan dokumen dalam grup perusahaan Anda dengan lebih mudah dan aturlah alur pengajuan dokumen agar lebih fleksibel sesuai dengan proses internal perusahaan. Hal ini akan meningkatkan produktivitas, efisiensi kerja, dan kolaborasi dalam setiap grup dokumen yang telah didefinisikan dengan baik.
Manfaat Document Group
Dengan mendaftarkan dan mengatur alur dokumen kelompok, perusahaan dapat mengoptimalkan manfaatnya, terutama dalam meningkatkan produktivitas dan kolaborasi dalam proses pengajuan dan persetujuan dokumen.
Dengan adanya sistem pengelolaan dokumen yang terstruktur, akan mempermudah akses, pemantauan, dan pelacakan setiap langkah dalam alur dokumen, sehingga efisiensi operasional dapat ditingkatkan. Selain itu, kolaborasi antar anggota kelompok menjadi lebih efektif karena adanya transparansi dalam pengelolaan dokumen, memungkinkan setiap pemangku kepentingan untuk terlibat dan berkontribusi secara lebih efisien.
Document Classification
Daftarkan klasifikasi dokumen dengan lebih mudah menggunakan Harmonie. Harmonie memfasilitasi proses pengajuan dan penyimpanan dokumen sesuai dengan kategori yang sudah ditetapkan. Dengan adanya klasifikasi ini, pelacakan dokumen yang terdaftar pada platform Harmonie akan menjadi lebih efisien dan mudah untuk dilakukan.
Selain itu, sistem klasifikasi dokumen ini akan memastikan bahwa setiap dokumen ditempatkan dalam kategori yang sesuai, meminimalkan risiko kebingungan atau kesalahan penempatan. Hal ini akan mengoptimalkan manajemen dokumen dan meningkatkan kemudahan aksesibilitas serta pengelolaan informasi di dalam Document Management System.
Manfaat Document Classification
Dengan adanya fitur pendaftaran klasifikasi dokumen, sistem manajemen dokumen dapat dioptimalkan dengan lebih efisien, meningkatkan kemudahan aksesibilitas, dan memperbaiki pengelolaan informasi dalam proses pengajuan dokumen.
Perbaikan ini mencakup penyempurnaan dalam struktur klasifikasi dokumen, memastikan manajemen yang lebih terstruktur dan efektif. Sebagai hasilnya, proses pengelolaan dokumen akan menjadi lebih efisien dan memudahkan akses serta penggunaan informasi dalam pengajuan dokumen.
Document Type
Dokumen Type pada Harmonie berfungsi untuk mendaftarkan divisi-divisi yang ada di perusahaan Anda. Type dalam konteks ini mengacu pada suatu bentuk penafsiran atau kategori yang diberikan pada divisi-divisi tersebut di dalam sistem Harmonie. Dengan adanya fitur ini, proses pengelolaan menjadi lebih efisien, terutama dalam hal pengajuan dokumen yang di daftarkan ke dalam sistem Harmonie.
Manfaat Document Type
Fitur Dokumen Type memungkinkan pengguna untuk dengan jelas mengidentifikasi dan mengklasifikasikan dokumen berdasarkan divisi atau kategori yang sesuai, memberikan struktur yang lebih terorganisir dalam manajemen dokumen. Hal ini tidak hanya memudahkan pengajuan dokumen, tetapi juga memfasilitasi akses dan pencarian informasi yang lebih cepat dan tepat di dalam sistem Harmonie.
Document Repository
Dokumen Repository adalah suatu wadah penyimpanan dokumen yang terintegrasi dalam Harmonie. Dokumen-dokumen ini bersifat terbuka dan dapat diakses oleh siapa pun dalam perusahaan, memfasilitasi kolaborasi yang lebih efektif.
Repository ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan yang aman untuk berbagai jenis dokumen, terutama yang memiliki signifikansi penting dalam operasional perusahaan. Melalui Dokumen Repository ini, pengelolaan dokumen menjadi lebih efisien, memudahkan proses penambahan dan penarikan dokumen kapan saja dan di mana saja, memberikan fleksibilitas dalam aksesibilitasnya.
Manfaat Document Repository
Dokumen-dokumen tersebut dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam sistem dan dapat diakses oleh semua pihak yang berkepentingan, meningkatkan kolaborasi tim dan mendukung kelancaran berbagai kegiatan di perusahaan Anda.
Document Submission
Proses pengajuan dokumen, yang dikenal sebagai Document Submission pada Harmonie, dirancang untuk memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam perjalanan dokumen. Ini terjadi karena telah diatur pertama kali ketika mendaftarkan Document Group, yang disesuaikan dengan proses internal perusahaan Anda. Penerapan Document Submission di Harmonie tidak hanya memberikan fleksibilitas, tetapi juga mendukung kolaborasi yang lebih baik antar tim di perusahaan Anda. Dengan ini, Anda akan lebih efisien dalam mengelola dokumen, mempromosikan koordinasi yang lebih baik antar tim, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Manfaat Document Submission
Proses pengajuan dokumen memberikan manfaat signifikan, termasuk dalam meningkatkan kolaborasi antar tim di perusahaan. Dengan mengajukan dokumen, Anda tidak hanya memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara tim, tetapi juga menyederhanakan pengelolaan persetujuan dokumen di seluruh organisasi Anda. Proses ini dapat mempercepat alur kerja, membantu mencegah kelalaian, dan meningkatkan efisiensi keseluruhan dalam penanganan dokumen di lingkungan perusahaan Anda.
Document List
Daftar dokumen adalah suatu sistem penyimpanan dokumen yang memungkinkan manajemen lebih lanjut, seperti penghapusan dokumen dan reaktivasi dokumen yang sudah tidak berlaku. Dengan adanya fitur ini, pengelolaan dokumen menjadi lebih efisien dan terstruktur secara terperinci, memberikan kemudahan bagi Anda dalam menjalankan tugas administratif dan memastikan keteraturan informasi.
Document Destruction
Document Destruction adalah fitur terintegrasi dalam Harmonie yang memberikan kemampuan untuk melakukan penghancuran dokumen yang dianggap tidak lagi relevan atau penting. Dengan fitur ini, dokumen yang telah dihancurkan tidak akan lagi muncul di berbagai divisi atau departemen yang memiliki dokumen tersebut, memberikan tingkat keamanan dan keberlanjutan data yang optimal.
Proses penghancuran dokumen dilakukan secara efisien, memastikan bahwa informasi yang tidak diperlukan tidak beredar di dalam organisasi. Selain itu, fitur ini juga memungkinkan pelacakan riwayat penghancuran dokumen untuk tujuan kepatuhan dan pelaporan. Dengan Document Destruction, Harmonie tidak hanya menyediakan pengelolaan dokumen yang aman tetapi juga memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi yang berlaku terkait dengan pemusnahan dokumen.
Document Relive
Fitur Document Relive adalah solusi yang disediakan untuk menghidupkan kembali dokumen yang telah kedaluwarsa. Dokumen yang diberlakukan kembali secara otomatis atau melalui proses pembaruan akan masuk ke dalam tahap pengajuan dokumen kembali. Keberadaan fitur Document Relive menjadi krusial, karena mampu mengembalikan validitas dokumen yang telah kadaluwarsa, memberikan fleksibilitas, dan memfasilitasi proses pembaruan yang efisien.
Dokumen Relive memainkan peran kunci dalam memastikan keakuratan dan keberlanjutan dokumen organisasi. Dengan adanya fitur ini, dokumen yang mungkin telah tidak berlaku lagi dapat diperbarui dan dikembalikan ke status yang sah tanpa mengalami kendala berarti. Proses pengajuan dokumen kembali membantu dalam menjaga kepatuhan dan ketertiban dokumen organisasi.
Manfaat Document List
Fitur ini tidak hanya memudahkan pengguna dalam mengelola dokumen, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dan terorganisir. Dengan demikian, Document List bukan hanya sebuah fitur, melainkan solusi integral yang mendukung keberlanjutan proses dokumentasi dalam lingkup organisasi.
